Dưới đây là những cách sử dụng Google Drive có thể giúp bạn thao tác nhanh hơn và hiệu quả hơn với công việc. Hãy cùng Guru điểm qua nào! Mọi nhà phát triển ứng dụng hiện nay đang liên tục cải tiến phần phềm để có thể đáp ứng nhu cầu người dùng, từ sự tích hợp nhiều ứng dụng, tiện ích hay khả năng thao tác nhanh, mọi thứ đều mang đến sự đánh giá từ người dùng. Google Drive cũng vậy có những tích hợp thông minh và tiện ích rất hay mà người dùng nếu không để ý sẽ không thể biết được. Dưới dây là 8 cách sử dụng Google Drive một cách thông minh nhất.
1.Đồng bộ với máy tính
Bạn chỉ cần cài đặt bản Google Drive trên máy tính là có thể dễ dàng đồng bộ mọi tệp tin lại với nhau. Việc bạn đồng bộ hóa Google Drive trên các thiết bị cá nhân như Laptop, Mobile khiến mọi việc trở nên đơn giản ngay khi bạn không có kết nối mạng, bạn vẫn có thể thao tác với những tệp tin đã được đồng bộ. Hay khi bạn chỉnh sửa một nội dung trên 1 thiết bị thì các thiết bị còn lại sẽ được đồng bộ ngay khi có mạng.
2.Tính năng Offline trên Goole Drive
Việc thao tác chỉnh sửa trên Google Drive khi không có mạng có một yêu cầu là phải bật tính năng Offline, việc đó khá dễ dàng bằng các thao tác sau: Bước 1: Từ giao diện chính của Google Drive, chuột trái vào biểu tượng bánh răng cưa (bên dưới ảnh đại diện, góc trên, bên phải màn hình) và chọn chọn vào Settings – Cài đặt.
Bước 2: Chọn thẻ General – Chung, tìm mục Offline – Ngoại tuyến bên dưới rồi đánh dấu tick vào mục Sync Google Docs, …
Khi bạn kích hoạt sử dụng Google Drive nó sẽ tự động tải về tất các dữ liệu đang có trực tiếp về các thiết bị đã đồng bộ nếu như có mạng. Nhưng khi Ngoại tuyến (Offline), bạn không thể xem ảnh hay video, nhưng vẫn có thể xem, chỉnh sửa tài liệu và tạo file mới một cách bình thường.
3. Scan hình ảnh thành văn bản
Việc lưu lại một file dữ liệu văn bản sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian hơn thông thường. vì vậy Google Drive khuyên người dùng nên chụp lại ảnh của văn bản và up nó lên hệ thống, như vậy vừa tiết kiệm thời gian, vừa không lo bị lỗi (khi mạng chập chờn). Nếu muốn sử dụng, chỉ cần chuột phải vào bức ảnh, chọn Open with / Google Docs.
Google Drive sẽ tự động convert ảnh thành văn bản. Và chúng ta có thể chỉnh sửa như Word.
4. Tìm kiếm nhanh trong Google Drive
Bạn đang tìm kiếm những dữ liệu mình đã từng gửi đi, hay ai đó đã gửi cho bạn trong suốt vài năm trước đây? Chỉ cần nhập “owner: email người cần tìm kiếm” rồi Enter, thế là xong.
Thậm chí, nếu bạn muốn tìm theo khung thời gian (từ hoặc sau một khoản thời gian cụ thể…) Bạn chỉ cần nhập “Before:” hoặc “After: thời gian cụ thể”.
Ví dụ:
Chúng ta tìm kiếm “After:2018-7-20” hoặc Before:2018-9-10, nghĩa là tìm tất cả tài liệu nhận được sau ngày 20/7/2018 hoặc những dữ liệu nào được gửi tới trước ngày 10/9/2018?
5.Xem lại các thao tác làm việc trước của văn bản
Thông thường sau khi thực hiện chỉnh sửa một file nào đó, thì công cụ hoặc thiết bị đó sẽ lưu lại bản thực hiện gần nhất và chỉ một bản duy nhất như Word. Nhưng việc sử dụng Google Drive thì khác, nó có thể lưu lại toàn bộ phiên làm việc trong ngày của bạn với mọi tệp dữ liệu bất kỳ. Vì thế cho dù đã Save file, nhưng bạn vẫn có thể tìm và khôi phục file gốc, đã chỉnh sửa trước đó. Cụ thể như sau: Từ giao diện chứa file đang cần xem lại, chọn chuột phải vào đó / View Details – Xem chi tiết.
Lúc này, ở phía tay phải sẽ xuất hiện một danh sách, đó chính là dữ liệu các mốt thời gian mà bạn đã thao tác với file. Vì thế bạn có thể khôi phục nó về bản gốc dù nó đã được chỉnh sửa nhiều lần.
7. Soạn văn bản bằng giọng nói
Bạn chuột phải vào khoảng trắng trên Google Drive, chọn Google Docs. Phía trên thanh bản chọn, chọn Tools, tiếp đến chọn Voice Typing…
8.Share dữ liệu trên Google Drive
Không chỉ lưu dữ liệu, việc sử dụng Google Drive còn có thể share dữ liệu đến bất kì ai mà bạn muốn. Chuột phải chọn share vào tập tin bạn muốn chia sẻ, điền địa chỉ người muốn nhận tại mục People. Bạn cũng có thể phân quyền cho phép họ có thể làm những gì với file của bạn, như: Can edit: Có thể chỉnh sửa Can comment: Có thể bình luận Can view: Xem, chia sẻ
Sau đó nhấp vào Send để thực hiện chia sẻ.
Hơn nữa các bạn có thể cài đặt nâng cao – Advanced, để lựa chọn ai có thể truy cập – Access hay có thể sữa đổi – Modify. Bạn cũng có thể ngăn người khác chỉnh sửa bằng cách chọn Prevent editors from changing… hay tắt tính năng download bằng cách chọn Disable option to download… Sau khi đã chỉnh sửa xong nhấn done để hoàn tất.
Từ 8 cách sử dụng Google Drive một cách chuyện nghiệp, Guru hi vọng bạn có thể thành thạo và có những trải nghiệm với Google Drive tốt hơn. Chúc bạn có một ngày làm việc tốt lành.
Xem thêm các bài viết cùng chủ đề được chia sẻ bởi Guru.edu.vn. Ngoài ra, đừng ngại để lại comment hoặc liên hệ trực tiếp để được Guru.edu.vn tư vấn. Bạn cũng có thể tham gia Fanpage hocvienguru để theo dõi và tư vấn cụ thể nhé. Cám ơn các bạn đã đồng hành cùng chúng tôi.
Hotline: (028) 73 088 088
Email: guru@adsplus.vn]]>
