Account budgets (Ngân sách tài khoản)là gì? Lập kế hoạch chi tiêu hiệu quả cho doanh nghiệp 2025

Tháng 6 12, 2025 | Thuật ngữ

Account budgets (Ngân sách tài khoản) là công cụ quản lý tài chính quan trọng, giúp các doanh nghiệp và tổ chức kiểm soát chi tiêu một cách hiệu quả. Hãy cùng học viện Guru-đào tạo Marketing tìm hiểu về Account budgets (Ngân sách tài khoản) và cách tối ưu.

1.Account Budgets (Ngân sách tài khoản) là gì

Account Budgets (Ngân sách tài khoản) là khoản tiền được phân bổ cho một tài khoản hoặc dự án cụ thể trong một tổ chức nhằm quản lý và kiểm soát chi tiêu. Chúng thường được sử dụng để đảm bảo rằng các hoạt động trong tài khoản đó không vượt quá mức ngân sách đã định.

Account Budgets (Ngân sách tài khoản) là khoản tiền được phân bổ cho một tài khoản hoặc dự án.

Bạn có thể tham khảo thêm về Ngân sách tài khoản.

2. Vai trò Account budgets (Ngân sách tài khoản) trong Marketing là gì?

2.1 Kiểm soát chi phí một cách chủ động

Ngân sách tài khoản giúp doanh nghiệp đặt ra giới hạn chi tiêu cụ thể cho từng chiến dịch, kênh quảng cáo hoặc thậm chí là từng nhóm đối tượng khách hàng. Điều này giúp tránh tình trạng lạm chi và đảm bảo rằng các khoản đầu tư luôn nằm trong tầm kiểm soát.

2.2 Tối ưu hóa hiệu suất Marketing

Việc thiết lập ngân sách tài khoản giúp nhà quản trị dễ dàng so sánh giữa chi phí thực tế và ngân sách đã đặt ra. Nhờ đó, họ có thể xác định những điểm bất hợp lý hoặc những chiến dịch không mang lại hiệu quả, từ đó điều chỉnh hoặc phân bổ lại nguồn lực.

Ví dụ, nếu một chiến dịch Google Ads sử dụng hết ngân sách quá nhanh nhưng không mang lại nhiều lượt chuyển đổi, nhà quản trị có thể phân tích và tạm dừng chiến dịch đó để tập trung vào những kênh hiệu quả hơn như Facebook Ads hoặc Email Marketing.

2.3. Phân bổ ngân sách hợp lý (Account Budgets) cho từng kênh Marketing

Trong các chiến dịch tiếp thị tích hợp đa kênh, việc phân bổ ngân sách hợp lý là yếu tố sống còn. Account budgets giúp nhà quản lý dễ dàng chia nhỏ ngân sách cho từng kênh dựa trên độ ưu tiên và tiềm năng lợi nhuận của từng nền tảng.

Ví dụ:

Facebook Ads: 40% ngân sách (vì khả năng tiếp cận rộng và tương tác cao)
Google Ads: 30% ngân sách (tập trung vào tìm kiếm khách hàng có nhu cầu)
Email Marketing: 20% ngân sách (tăng cường duy trì mối quan hệ với khách hàng)
Chi phí khác: 10% ngân sách (các kênh nhỏ hoặc thử nghiệm)

Nhờ có Account Budgets ( ngân sách tài khoản), doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh tỷ lệ phân bổ này dựa trên hiệu quả thực tế của từng kênh.

2.4. Theo dõi và báo cáo ngân sách theo thời gian thực

Một trong những ưu điểm lớn của Account budgets là khả năng giám sát chi tiêu theo thời gian thực. Điều này giúp nhà quản lý phát hiện sớm những chiến dịch đang vượt ngân sách hoặc kém hiệu quả để có biện pháp khắc phục kịp thời.

Các nền tảng quảng cáo hiện nay như Facebook và Google đều cung cấp công cụ báo cáo trực quan, giúp dễ dàng kiểm tra chi tiêu so với ngân sách được đặt ra. Điều này tạo điều kiện thuận lợi để phân tích dữ liệu, phát hiện xu hướng và ra quyết định điều chỉnh nhanh chóng.

2.5. Ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu ngân sách

Với dữ liệu từ ngân sách tài khoản, doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá và phân tích hiệu quả của các chiến dịch. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn tạo tiền đề cho các quyết định chiến lược dài hạn.

Ví dụ, nếu thấy rằng ngân sách dành cho quảng cáo video trên YouTube mang lại nhiều lượt chuyển đổi hơn so với quảng cáo trên Facebook, doanh nghiệp có thể điều chỉnh tỷ lệ đầu tư để tận dụng tối đa hiệu quả.

3.Các ví dụ để bạn hình dung Account budgets (Ngân sách tài khoản)

Ví dụ 1: Ngân sách quảng cáo Facebook Ads

Giả sử doanh nghiệp phân bổ ngân sách cho một chiến dịch quảng cáo trên Facebook như sau:

Ngân sách tổng: 50 triệu đồng
Mục tiêu: Tăng lượt tương tác và thu hút khách hàng mới
Phân bổ:
- Quảng cáo tương tác bài viết: 20 triệu
- Quảng cáo video: 15 triệu
- Quảng cáo chuyển đổi (leads): 15 triệu

Hình minh họa: Biểu đồ hình tròn thể hiện tỷ lệ phân bổ ngân sách cho từng loại quảng cáo.

Ví dụ 2: Ngân sách Marketing tổng hợp đa kênh (Google, Facebook, Tiktok, Email Marketing,..)

Ngân sách tiếp thị được chia nhỏ theo từng kênh như sau:

Tổng ngân sách: 100 triệu đồng
Phân bổ:
- Facebook Ads: 40%
- Google Ads: 30%
- Email Marketing: 20%
- Chi phí khác: 10%

Hình minh họa: Biểu đồ cột hoặc biểu đồ hình tròn thể hiện tỷ lệ chi tiêu của từng kênh.

Ví dụ 3: Theo dõi ngân sách theo thời gian thực

Ngân sách tài khoản được thiết lập để giám sát chi tiêu hàng ngày hoặc hàng tuần:

Ngân sách ngày: 5 triệu đồng
Chi tiêu thực tế: 4 triệu đồng
Cảnh báo: Nếu vượt 90% ngân sách, tự động gửi thông báo qua email.

Hình minh họa: Biểu đồ đường với trục thời gian và mức chi tiêu thực tế so với ngân sách dự kiến.

4. Nguyên tắc quản lý ngân sách (Account Budgets) hiệu quả

4.1 Tính linh hoạt:

Luôn có khoản dự phòng để đối phó với biến động thị trường.
Điều chỉnh ngân sách linh hoạt khi có sự thay đổi về chiến lược.

4.2 Định kỳ đánh giá:

Kiểm tra hiệu quả ngân sách hàng tháng, quý hoặc sau mỗi chiến dịch lớn.
Phân tích nguyên nhân của các khoản chi vượt mức để tránh lặp lại sai lầm.

4.3 Minh bạch và công khai:

Lập báo cáo ngân sách định kỳ để các bên liên quan có thể theo dõi.
Đảm bảo minh bạch trong việc phân bổ và chi tiêu ngân sách.

4.4 Chủ động dự báo:

Sử dụng phân tích dữ liệu để dự báo xu hướng chi tiêu trong tương lai.
Tính đến yếu tố rủi ro như suy thoái kinh tế hoặc thay đổi chính sách.
Thiết lập báo cáo chi tiêu hàng tuần.
Theo dõi ROAS để điều chỉnh phân bổ nếu một kênh nào đó vượt ngân sách mà không đạt hiệu quả.
Báo cáo hiệu quả theo từng chiến dịch để tối ưu hóa việc phân bổ ngân sách.

5. Làm sao để lập kế hoạch chi tiêu Account budgets (Ngân sách tài khoản) hiệu quả.

Bước 1: Phân tích tình hình tài chính hiện tại

Trước khi lập ngân sách, việc đầu tiên cần làm là đánh giá tình hình tài chính hiện tại. Điều này giúp bạn nắm rõ khả năng chi trả, những khoản nợ hoặc cam kết tài chính đã có từ trước.

Cách thực hiện:

Thu thập dữ liệu tài chính: Bao gồm báo cáo thu nhập, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng cân đối kế toán.
Phân tích các nguồn thu: Xác định doanh thu từ các kênh kinh doanh chính và phụ.
Đánh giá chi phí cố định và biến đổi: Bao gồm tiền lương, chi phí vận hành, quảng cáo, và các khoản đầu tư.

Ví dụ:
Nếu doanh nghiệp dự kiến doanh thu hàng tháng là 500 triệu đồng nhưng chi phí cố định đã chiếm 300 triệu, thì chỉ còn 200 triệu để phân bổ cho các hoạt động khác, bao gồm marketing và dự phòng rủi ro.

Bước 2: Xác định mục tiêu ngân sách cụ thể

Việc lập kế hoạch ngân sách cần phải xoay quanh các mục tiêu rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được. Đây là nền tảng để xác định mức độ đầu tư hợp lý.

Nguyên tắc SMART:

Cụ thể (Specific): Tăng 30% doanh thu bán hàng từ quảng cáo Facebook.
Đo lường được (Measurable): Chi 50 triệu đồng cho quảng cáo Facebook để đạt 1.000 lượt chuyển đổi.
Khả thi (Achievable): Đảm bảo mức chi phí trong giới hạn đã đặt ra.
Thực tế (Realistic): Dựa trên phân tích dữ liệu quá khứ và tình hình thị trường.
Thời hạn (Time-bound): Thực hiện trong vòng 3 tháng.

Bước 3: Lập kế hoạch ngân sách chi tiết theo từng hạng mục

Ngân sách Marketing:

Facebook Ads: 40%
Google Ads: 30%
Email Marketing: 20%
Dự phòng rủi ro: 10%

Ngân sách hoạt động:

Lương nhân viên: 50%
Chi phí văn phòng: 20%
Chi phí vận hành: 20%
Quỹ dự phòng: 10%

Ngân sách đầu tư:

Nâng cấp công nghệ: 60%
Đào tạo nhân viên: 30%
Các dự án mở rộng: 10%

Bước 4: Xây dựng hệ thống theo dõi và giám sát chi tiêu

Việc giám sát chi tiêu theo thời gian thực giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện các vấn đề phát sinh và điều chỉnh ngân sách khi cần thiết.

Công cụ hỗ trợ:

Google Sheets/Excel: Theo dõi chi phí và lập báo cáo định kỳ.
Phần mềm quản lý tài chính: Như QuickBooks, Zoho Books, hoặc Xero.
Công cụ theo dõi quảng cáo: Facebook Ads Manager, Google Ads.

Ví dụ:
Thiết lập cảnh báo tự động khi ngân sách quảng cáo đạt 80% để có biện pháp xử lý kịp thời.

Bước 5: Đánh giá hiệu quả và tối ưu hóa ngân sách

Định kỳ thực hiện đánh giá hiệu quả của từng khoản chi tiêu để xác định chiến dịch nào mang lại hiệu quả cao và chiến dịch nào cần điều chỉnh.

Chỉ số đánh giá:

ROAS (Return on Ad Spend): Lợi nhuận thu về từ mỗi đồng chi tiêu quảng cáo.
ROI (Return on Investment): Lợi nhuận thu về từ khoản đầu tư.
CPA (Cost per Acquisition): Chi phí để có được một khách hàng mới.

6. Ảnh hưởng khi không có Account Budgets (Ngân sách tài khoản) trong Marketing:

Nếu không có ngân sách tài khoản trong marketing, bạn có thể gặp phải một số vấn đề nghiêm trọng:

6.1 Không kiểm soát được chi phí:

Không có ngân sách tài khoản khiến bạn dễ dàng vượt quá ngân sách marketing mà không nhận ra. Điều này có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên và chi phí không mong muốn.

6.2 Thiếu mục tiêu và định hướng rõ ràng:

Ngân sách giúp xác định rõ ràng chiến lược và mục tiêu tài chính trong các chiến dịch marketing. Khi không có ngân sách, việc phân bổ nguồn lực và tập trung vào các chiến lược hiệu quả sẽ trở nên khó khăn.

6.3 Không đo lường hiệu quả chiến dịch:

Một ngân sách rõ ràng giúp theo dõi và đo lường kết quả của chiến dịch marketing. Thiếu ngân sách sẽ khiến bạn khó khăn trong việc đánh giá ROI (Return on Investment), và do đó, không thể tối ưu hóa chiến dịch.

6.4 Thiếu sự linh hoạt trong điều chỉnh chiến lược:

Khi không có ngân sách, bạn khó có thể điều chỉnh chiến lược marketing kịp thời nếu cần thiết, vì không có kế hoạch tài chính rõ ràng để thực hiện thay đổi.

6.5 Khó khăn trong việc duy trì sự bền vững:

Chiến lược marketing bền vững cần có một ngân sách hợp lý. Việc không có ngân sách có thể làm giảm khả năng duy trì chiến lược dài hạn, dẫn đến sự bất ổn trong kết quả.

7. Các công cụ để quản lý Account Budgets (Ngân sách tài khoản) trong Marketing:

Để quản lý ngân sách tài khoản (Account Budgets) trong marketing hiệu quả, bạn có thể sử dụng các công cụ sau:

Facebook Ads Manager: Cho phép bạn quản lý ngân sách quảng cáo trên nền tảng Facebook và Instagram, bao gồm việc phân bổ ngân sách cho từng chiến dịch hoặc nhóm quảng cáo.

Google Ads: Cung cấp các công cụ để đặt ngân sách cho từng chiến dịch và nhóm quảng cáo, giúp bạn theo dõi và điều chỉnh chi phí.

HubSpot Marketing Hub: Là một công cụ quản lý toàn diện, giúp bạn lên kế hoạch và theo dõi ngân sách marketing, từ email marketing đến quảng cáo trả phí.

Trello: Mặc dù Trello không phải là công cụ quản lý ngân sách chuyên dụng, nhưng bạn có thể tạo các bảng và thẻ để theo dõi ngân sách cho từng chiến dịch marketing.

Monday.com: Đây là một công cụ quản lý dự án cho phép bạn theo dõi ngân sách và tiến độ chiến dịch marketing.

AdEspresso: Một công cụ tối ưu hóa quảng cáo trên Facebook và Instagram, giúp bạn quản lý ngân sách và tối ưu hóa chiến dịch marketing.

Microsoft Excel hoặc Google Sheets: Cả hai công cụ này đều cung cấp khả năng tạo bảng tính để theo dõi ngân sách, phân bổ chi phí và lập báo cáo chi tiết về chi tiêu trong chiến dịch marketing.

Zoho Marketing Automation: Cung cấp tính năng quản lý ngân sách marketing với khả năng theo dõi chi phí chiến dịch và phân bổ ngân sách hiệu quả.

Bạn có thể tham khảo thêm về Facebook Ads, Google Ads, Tiktok Ads.

Kết luận về Account Budgets (Ngân sách tài khoản).

Account Budgets (Ngân sách tài khoản) là một yếu tố cốt lõi trong quản lý marketing, giúp đảm bảo việc phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả và tối ưu hóa hiệu suất chiến dịch. Thiếu ngân sách tài khoản có thể dẫn đến chi tiêu không kiểm soát, khó đo lường hiệu quả và mất định hướng chiến lược.

Việc sử dụng các công cụ quản lý như Google Ads, Facebook Ads Manager, HubSpot, hay các giải pháp quản lý dự án như Monday.com và Excel/Google Sheets giúp doanh nghiệp theo dõi, điều chỉnh và phân bổ ngân sách một cách hợp lý. Điều này không chỉ giúp kiểm soát chi phí mà còn tăng cường khả năng tối ưu hóa và đạt được mục tiêu marketing dài hạn.