Chắc hẳn những bạn là nhân viên kinh doanh hay trực tiếp làm trong môi trường xuất nhập khẩu…đã không còn xa lại với PO. Nhưng liệu có bao nhiêu người trong số đó hiểu được đầy đủ ý nghĩa và mục đích khi sử dụng lại giấy tờ này? Tầm quan trọng của chúng ra sao? Bài đọc sau sẽ giúp bạn giải thích những khúc mắc trên. 
Tìm hiểu PO là gì? Tầm quan trọng của PO trong kinh doanh
PO là gì?
PO là chữ viết tắt của Purchase Order được hiểu đơn giản là đơn đặt hàng mà người mua gửi cho người bán nhằm mục đích xác nhận về việc mua hàng trước khi quá trình bắt đầu. PO là công cụ, căn cứ quan trọng để 2 bên lập ra hợp đồng mua bán. Nội dung của đơn đặt hàng bao gồm các thông tin chi tiết bắt buộc như: Số lượng hàng hoá, quy cách, yêu cầu chất lượng, giá bán, thời gian giao hàng, địa chỉ giao hàng và những lưu ý cho các trường hợp bất khả kháng. Xem thêm: Brainstorming là gì? Những quy tắc để brainstorming hiệu quả
Cấu trúc hoàn chỉnh của PO là gì?
Một đơn đặt hàng chuẩn đều phải bao gồm đầy đủ 3 phần chính như sau:
- Phần mở đầu: tên gọi, mã số đơn đặt hàng, tên gọi công ty cùng các thông tin liên hệ cơ bản.
- Phần nội dung chính bao gồm tên gọi hàng hoá, số lượng, chất lượng, điều khoản về đóng gói, hình thức vận chuyển, thành toán, bảo hiểm hàng hóa cùng các điều khoản trong trường hợp vi phạm hợp đồng…. Đây được xem là yếu tố cần thiết nhất trong đơn đặt hàng thương mại. Là căn cứ và cơ sở để hai bên thực hiện đúng nghĩa vụ.
- Phần kết thường có ghi số lượng đơn đặt hàng, thời gian có hiệu lực, dấu và chữ ký xác nhận hai bên. Đơn đặt hàng có giá trị khi phải có đủ dấu và chữ ký của các bên liên quan.
Tìm hiểu PO là gì? Tầm quan trọng của PO trong kinh doanh
Tại sao cần lập PO trong quá trình mua bán?
Như đã nhắc ở trên PO là căn cứ quan trọng để 2 bên lập ra hợp đồng và cũng là những ràng buộc để quá trình mua bán được diễn ra một cách tốt nhất. Ngoài ra người ta sử dụng đơn đặt hàng vì một số lý do sau:
- Đơn đặt hàng bao gồm đầy đủ thông tin mong muốn của người mua muốn được cung cấp và đáp ứng từ người bán
- Ngoài ra, purchase order được xem như một loại giấy tờ được ủy quyền trong vấn đề giao dịch và buôn bán. Khi người bán đồng ý, purchase order sẽ trở thành một thỏa thuận mang tính ràng buộc tựa như hợp đồng mà cả hai bên đã ký kết.
- Đơn đặt hàng của là bằng chứng để giúp người bán bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình trong các trường hợp người mua vi phạm quy định 2 bên.
- Giúp quản lý đơn hàng: PO cung cấp cho nhóm mua sắm, tài chính và vận hành tài liệu chính thức về việc giao hàng đang đến hay chờ xử lý, cho phép họ theo dõi và quản lý đơn hàng hiệu quả hơn.
- Giúp lập ngân sách: Khi một đơn đặt hàng được tạo, người mua có thể tính các chi phí này vào ngân sách của công ty và do đó, chi tiêu khôn ngoan hơn.
Từ những lợi ích trên đã cho thấy tầm quan trọng của PO không chỉ cho người mua mà còn người bán giúp quá trình làm việc trở nên dễ dàng và minh bạch, nhanh chóng xử lý được các vấn đề phát sinh. 
Tìm hiểu PO là gì? Tầm quan trọng của PO trong kinh doanh
Các dạng PO phổ biến
Hiện nay có 2 dạng PO phổ biến là PO điện tử và phi điện tử tùy thuộc vào vào chính sách cũng như quy định mua bán của công ty mà có cách đặt hàng cho phù hợp. Tuy nhiên, hầu hết các công ty và doanh nghiệp đều áp dụng cả hai hình thức này.
PO điện tử
Đơn đặt hàng điện tử được xây dựng dựng dựa trên hệ thống internet, và truyền tới người bán. Các đơn đặt hàng điện tử có thể sử dụng để mua hàng hoá và dịch vụ của bất kì một doanh nghiệp thương mại nào. Đơn đặt hàng điện tử còn được gọi với nhiều tên khác như: mua sắm điện tử, mua hàng điện tử, yêu cầu mua hàng điện tử. Loại hình PO điện tử ngày càng được ưa chuộng cho do tính hệ thống và sự tiện lợi.
PO phi điện tử
Bên cạnh hình thức đặt hàng hiện đại thì nhiều doanh nghiệp vẫn ưa chuộng lối đặt hàng truyền thống. Hồ sơ đặt hàng của họ chủ yếu là trên giấy và làm thủ công. Mặc dù đây là cách làm đơn giản và dễ thực hiện nhưng hiện nay người ta không còn chuộng loại hình PO này nữa vì còn tồn tại khá nhiều nhược điểm về lưu trữ, bảo quản cũng như ảnh hưởng đến quy trình làm việc giữa 2 bên. Nhiều bạn đọc đến đây vẫn còn thắc mắc, vậy PO và hóa đơn liệu có khác nhau hay không? Thì câu là trả lời là hoàn toàn khác biệt, Sau đâu là những điểm khác nhau cơ bản:
- PO là người mua chuẩn bị cho người bán trước khi giao dịch diễn ra, còn hóa đơn thì ngược lại, Hóa đơn được người bán giao cho người mua để yêu cầu thanh toán sau khi quy trình kết thúc đơn đặt hàng được gửi cho người bán, trong khi hóa đơn được gửi cho người mua.
- Đơn đặt hàng liệt kê chi tiết đơn hàng và ngày giao hàng của đơn hàng, trong khi hóa đơn bao gồm giá của đơn hàng, điều khoản và điều kiện thanh toán và ngày đến hạn thanh toán.
Bài viết trên là những phân tích chi tiết về PO là gì? cũng như tầm quan trọng trong quá trình kinh doanh, mua bán.
