Tự động hóa hiện nay đóng vai trò quan trọng trong hầu hết các lĩnh vực; nó đã thâm nhập vào tất cả các ngành công nghiệp và đem lại những hiệu quả tuyệt vời. Với việc tiết kiệm khoản chi phí cực lớn; mang lại hiệu quả lâu dài, RPA đang tạo những bước tiến mới cho ngành tự động hóa. Cùng tìm hiểu RPA là gì và lợi ích của nó đối với doanh nghiệp trong bài viết này.

RPA là gì?

RPA là một robot phần mềm sử dụng tự động hóa sử dụng quy tắc và trí tuệ nhân tạo để thay thế trí óc thực hiện các công việc bàn giấy, những công việc mang tính logic nhất định.

Ví dụ nếu bạn muốn sử dụng RPA để thực hiện một thao tác trên máy tính; RPA sẽ ghi nhớ các quy tắc thực hiện được gọi là kịch bản mô tả trình tự thao tác. Những lần sau đó RPA sẽ thực hiện công việc này lặp lại dựa trên kịch bạn có sẵn, bạn có thể hình dung hoạt động này như việc hướng dẫn công việc cho nhân viên mới.

Đặc trưng của RPA là rất dễ hiểu hiểu vì người dùng không cần phải có kiến thực lập trình; nội dung thao tác cũng như Workflow có thể xây dựng; hiệu chỉnh trên màn hình khi tạo kịch bản. RPA không đơn thuần là cách thao tác thuận tiện; mà nó còn có thể xây dựng kịch bản và ai cũng có thể đọc hiểu kịch bản nên nhân viên phòng nghiệm vụ không chuyên về IT cũng có thể tạo tự mình tự động hóa được.

rpa là gì 01

RPA là gì? Tầm quan trọng của RPA đối với các doanh nghiệp hiện nay

Lợi ích khi sử dụng của RPA của công ty

Nâng cao hiệu suất và tự động hóa các công việc văn phòng

RPA có thể thay thế con người thực hiện các công việc văn phòng. Lợi ích của RPA là ai cũng có thể dễ dàng áp dụng để nâng cao hiệu suất và tự động hóa các công việc.

Nâng cao năng suất

Nhờ áp dụng RPA tự động hóa trong môi trường công việc văn phòng mà con người phải thực hiện; các nhân viên nghiệp vụ sẽ có nhiều thời gian hơn để xử lý công việc khác. Do đó góp phần nâng cao năng suất và tạo ra cơ hội phát triển hoạt động kinh doanh mới.

Khi doanh nghiệp đau đầu vì thiếu hụt nguồn lao động thì việc nâng cao năng suất sẽ rất khó khăn. Do đó áp dụng RPA vào vận hành sẽ góp phần không nhỏ trong việc cải tiến doanh nghiệp.

Loại bỏ lỗi thao tác 

Khi làm việc thì con người rất khó có thể tránh khỏi mắc lỗi; khả năng tập trung của con người có giới hạn nên với các công việc có tính lặp lại thường khó phát hiện những lỗi sai sót.

Ngoài ra những công việc đòi hỏi tập trung cao trong vài ngày; thường đòi hỏi độ chính xác cao cũng là áp lực rất lớn cho nhân viên. Họ thường phải mất nhiều thời gian để làm lại khi xảy ra sau sót.

Với RPA thì bạn chỉ cần cài đặt một lần; phần mềm robot có thể tái hiện lại công việc đó một cách chính xác nhất nhằm loại bỏ các sai sót. Robot RPA không mất khả năng tập trung như con người khi công việc được thực hiện nhiều lần nên sẽ giảm thời gian lãng phí và nâng cao chất lượng công việc.

 Cắt giảm chi phí 

RPA được phản hồi là hoàn thành công việc trong thời gian rất ngắn; điều này đồng nghĩa làm việc liên tục bất kể ngày giờ và thực hiện công việc vào thời điểm được cài đặt trước đó. Do đó mà RPA có thể giảm bớt thời gian làm việc; giảm thêm làm ngoài giờ của con người, không cần đi làm vào ngày nghỉ; giảm bớt chi phí nhân công.

Có trường hợp cần chi ngân sách để phát triển hệ thống xử lý nghiệp vụ mới. Tuy nhiên sau khi áp dụng RPA để thực hiện công việc đó thì không cần phải tốn thêm chi phí để phát triển hệ thống mà vẫn có thể cải tiến nghiệp vụ.

rpa là gì 02

RPA là gì? Tầm quan trọng của RPA đối với các doanh nghiệp hiện nay

Lưu ý khi áp dụng RPA

Lựa chọn các sản phẩm RPA dựa trên so sánh tính năng và giá thành

Các sản phẩm RPA trên thị trường hiện nay có tính năng và giá thành khác nhau. Mỗi sản phẩm sẽ có những đặc trưng nổi bật tùy vào yêu cầu tính năng của sản phẩm; nhu cầu của doanh nghiệp đó.

Để áp dụng thành công RPA; doanh nghiệp cần so sánh về tính năng và dịch vụ cung cấp của các sản phẩm thuộc các hãng sản xuất khác nhau. Giao diện của RPA và các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật cũng được coi là yếu tố để xem xét lựa chọn.

Cân nhắc phạm vi nghiệp vụ sử dụng RPA 

Cần xác định nghiệm vụ văn phòng nào muốn nâng cao hiệu quả và tự động hóa trước khi áp dụng RPA. bởi mặc dù RPA có khả năng xử lý nhiều công việc khác nhau cho doanh nghiệp nhưng quy chung lại nó vẫn có một số công việc cần được làm thủ công.

RPA là công cụ giúp con người và Robot chuyên môn hóa 

RPA có thể coi là công cụ chuyên môn hóa con người và robot trong công việc. Đây là một cộng sự đáng tin cậy giúp con người gánh vác những gánh nặng trong công việc; do đó sẽ giúp cho con người tạo ra những giá trị lớn hơn.

Có thể nói không chỉ riêng RPA mà đối với bất cứ một công cụ nào đi nữa; việc nắm được chìa khóa thành công chỉ khi chúng ta áp dụng công cụ đó như thế nào mà thôi. Đặc biệt trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 như hiện nay thì việc khai thác tối đa hiệu quả của RPA là điều hết sức cần thiết.